Frente a las organizaciones jerárquicas, donde el peso de las decisiones recae en el jefe, diversos expertos destacan que en las empresas aumenta la productividad si se ofrece una mayor autonomía a sus colaboradores para que la toma de decisiones se produzca dentro de un equipo.
Y es que, cuando las personas sienten que han sido parte de la toma de una decisión, se comprometen, ya que consideran que tuvieron la oportunidad de elegir otras opciones y que en parte son artífices de cómo son las cosas.
Existen distintos estilos de toma de decisiones
Existen diferentes formas de toma de decisiones: el jefe es quien toma la decisión, el jefe o responsable pide opinión al grupo o la decisión se toma de manera grupal. ¿Por cuál optar?
Para Olman Martínez, presidente, Universidad de las Ventas (Costa Rica), lo ideal es alcanzar una mezcla de estilos. “El jefe puede tomar decisiones autocráticas, no consultivas, cuando el corto tiempo así lo merece, o cuando la decisión no afectará directamente al equipo, o cuando por razones estratégicas o confidenciales así sea preciso. El equipo no se resentirá que el jefe tome decisiones autocráticas, siempre y cuando el jefe les consulte cuando se trate de alguna decisión que sí afectará los intereses o el bienestar del equipo”, explica.
¿Cómo favorecer la toma de decisiones de manera grupal?
Según figura en el libro El arte de las grandes decisiones de David A. Garvin*, en la toma de decisiones dentro de un equipo existen ocho etapas.
- Crear una situación propicia eligiendo a las personas adecuadas. Para poder tomar una buena decisión, hay que tratar de generar un debate sincero y abierto, con personas que defiendan diferentes puntos de vista. La elección del sitio también es importante para que los participantes se sientan a gusto y libres para opinar.
- Reconoce (y evita) los obstáculos. Hay que evitar toda predisposición a condicionar el debate. Para ello, nunca hay que dar nada por supuesto, ni apoyarse solo en datos que refrenden una opinión determinada o dejarse guiar únicamente por éxitos pasados. Estos son algunos problemas con los que se pueden encontrar los grupos a la hora de tomar decisiones y que se deben evitar:
- Falta de debate por una excesiva ‘armonía’ debido a que las personas no quieren sobresalir.
- Los participantes no están motivados a dar sus opiniones porque piensan que no valdrán para nada.
- Los participantes velan por sus intereses o los de sus departamentos, en lugar de hacerlo por el bien común.
- Dejar claros los objetivos y analizar el contexto. Las reuniones de toma de decisiones deben plantearse con unos objetivos muy claros, que deben conocerse antes de convocar la reunión. Si se trata de un problema, analiza cuáles son las causas que lo generan y que se deberán abordar en la reunión.
- Lluvia de ideas. Para dar respuesta a problemas o necesidades los miembros del equipo deben sentirse realmente libres para proponer alternativas e ideas. En este punto del proceso apela a su creatividad; para que fluya no deben sentirse presionados ni juzgados.
- Evaluar las ideas aportadas. De todas las sugerencias e ideas, hay que evaluar si son convenientes y factibles. Es momento de pensar en costes, beneficios, recursos, viabilidad… variables que deben estar relacionadas con los objetivos fijados antes de la reunión. Para ello, se puede hacer una matriz de prioridades, en la que figuren los objetivos y las variables, y ver cómo encaja cada alternativa dentro de cada objetivo.
- Elegir la mejor alternativa. Tras la evaluación, se recomienda quedarse como mucho con tres alternativas que los miembros del grupo deberán evaluar de nuevo teniendo claras las ventajas y desventajas de cada opción. La decisión final se tomará a través del método acordado al principio de la reunión (mayoría, consenso, decisión del líder…).
- Comunicar la decisión. La elección de una alternativa no es el paso final. La decisión debe comunicarse al resto de la organización, especialmente a aquellas personas que se vean afectadas por ella y que no hayan estado presentes en la reunión.
- Poner en práctica la decisión a través de un plan, que deberá revisarse periódicamente. Evaluar la aplicación de la medida tomada en el proceso de decisión es fundamental para poder aplicar medidas correctoras en caso de ser necesario.
*Fuente: Ruben Alzola, Trabajo en equipo: Las 8 etapas de la toma de decisiones en grupo.
